Politique de confidentialité client
La protection des données et de votre vie privée est importante pour notre société et nous y accordons une attention particulière. Nous souhaitons ici vous donner plus d’informations sur le traitement de vos données personnelles qui est fait par Référence Santé.
La présente « Politique de confidentialité » s’applique aux personnes physiques clientes de notre société, qu’elles aient passé l'intermédiaire du formulaire de contact du site.
1 Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
REFERENCE SANTE 26 rue Armengaud 92210 Saint-Cloud France
+33 1 41 10 75 50
2 Source des données
Les données vous concernant que nous traitons sont collectées directement auprès de vous (téléphone, email, courrier postal, fax).
Exceptionnellement, elles peuvent provenir d’un tiers qui nous les transmettrait pour votre compte (ex : un professionnel de santé qui nous mettrait en relation pour votre première commande).
3 Catégories de données
Nous traitons les catégories de données suivantes :
Données d’identification (nom, prénom, adresse, n°tel, email, …) : Ces données sont essentielles pour la gestion de votre compte client, la prise en compte des commandes et pour pouvoir communiquer avec vous ;
Données liées à vos commandes (référence produit, quantité prescrite, quantité livrée, date commande/livraison, …) : Ces données sont nécessaires pour assurer le traitement des commandes et le suivi de votre dossier (produits restants à livrer, ordonnance échelonnée dans le temps, …) ;
Données administratives (ordonnance, attestation de droits, attestation mutuelle) : Ces données sont requises pour la gestion du tiers-payant, la télétransmission des feuilles de soins et la facturation des commandes directement auprès des organismes sociaux (assurance maladie et mutuelle complémentaire).
4 Finalités et base juridique du traitement
4.1 Pour l’exécution de contrats ou de mesures précontractuelles
Lorsque vous passez commande auprès de nos services, il est nécessaire que nous traitions des données vous concernant afin d’assurer le bon traitement de la commande et son suivi (prise en compte, livraison
des produits, sav, paiement, déclaration aux caisses primaires d’assurance maladie, suivi de l’ordonnance et des produits restant à livrer, …).
Lorsque vous demandez un rendez-vous/appel téléphonique avec l’un(e) de nos infirmier(e)s partenaires, le traitement de certaines informations vous concernant et leur transmission à l’infirmier(e) en question sont nécessaires pour assurer le traitement de votre demande.
4.2 Pour respecter nos obligations légales
Certaines obligations légales requièrent que nous conservions et traitions certaines informations susceptibles de vous concerner. Il s’agit notamment des obligations en matière commerciale, comptable et fiscale.
Nous pouvons également être tenus de fournir certaines informations pour répondre à une demande ou une décision d’une autorité administrative ou judiciaire.
4.3 Dans le cadre de nos intérêts légitimes
Certains traitements de données ne sont pas directement nécessaires à l’exécution de nos prestations contractuelles ou au respect d’une obligation légale, mais sont utiles à notre activité professionnelle et représentent donc un intérêt pour nous.
Lorsque nous mettons en oeuvre des traitements dans notre intérêt, nous veillons à ce que cet intérêt soit légitime, proportionné et en adéquation avec vos attentes raisonnables compte tenu de la nature de nos relations avec vous.
Nous traitons des données à caractère personnel sur la base de nos intérêts légitimes notamment aux fins de :
- Gérer la relation client : Suivi des commandes, réalisation d’enquêtes de satisfaction ou de sondages, gestion des réclamations, traçabilité de nos échanges, …
- Communiquer avec vous : Répondre à vos demandes, vous fournir des informations importantes sur les produits ou nos services, ...
- Effectuer des opérations promotionnelles et relatives à la prospection : Envoi d’informations visant à promouvoir nos services ou des produits de partenaires, …
- Défense de nos intérêts en cas de litiges.
5 Destinataires des données
Les informations collectées lors de la passation de commande sont destinées aux services en charge du traitement des commandes au sein de Référence Santé (service clients, comptabilité, service logistique, …).
Les informations pertinentes peuvent être transmises à des prestataires et sous-traitants intervenant dans le traitement des commandes (en particulier prestataire de livraison).
Afin d’assurer la facturation des produits commandés et leur remboursement, des feuilles de soins et factures seront transmises à votre caisse de sécurité sociale et votre mutuelle (complémentaire santé).
Lorsque vous demandez un rendez-vous/appel téléphonique avec l’un(e) de nos infirmier(e)s partenaires, nous transmettons les informations nécessaires au traitement de votre demande à l’un de nos infirmier(e)s partenaire.
Les données vous concernant ne sont pas transmises à des tiers hors les cas susmentionnés.
6 Durées de conservation
Les documents commerciaux et comptables (ex : bon de livraison, facture, …) sont conservés 10 ans conformément aux obligations légales en matière commerciale.
Dès lors que plus aucune commande n’est effectuée et qu’un compte client n’a plus de documents commerciaux et comptables associés, ce dernier est considéré comme inactif et supprimé ainsi que toutes les autres données qu’il contient.
7 Vos droits
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, vous disposez d'un droit d'accès aux données vous concernant ainsi que, dans les conditions prévues par la réglementation, du droit de demander leur rectification ou leur effacement, d'un droit d’opposition pour motifs légitimes et de limitation de leur traitement, d'en demander la portabilité et de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Vous pouvez exercer ces droits en adressant une demande accompagnée d'un justificatif d'identité par voie postale au siège social de Référence Santé ou par courrier électronique à donneespersonnelles.fr@reference-sante.fr. Si vous estimez, après avoir contacté Référence Santé, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL en ligne ou par voie postale.